Estos son los errores que seguro que no sabías y que afectan a la facturación de cualquier negocio

Todo lo que tiene que ver con la facturación de cualquier negocio siempre es uno de los grandes desafíos a los que debemos destinar una gran parte de nuestros recursos. Este es el motivo por el que la gran mayoría de los centros especializados cuentan con programas de nóminas para asesorías. La importancia que tiene esta área, provoca que estemos expuestos a una gran cantidad de errores que pueden traducirse en importantes sanciones económicas. Incluso cuando se trata de un error humano que se ha producido por no tener todos los procesos debidamente automatizados.

En este artículo te vamos a contar cuáles son los errores más habituales que te puedes encontrar con la opción de tu negocio. Es importante acordarte de todos ellos para evitar que se puedan producir en el futuro y puedas cumplir en cualquier momento con tus obligaciones fiscales. Un programa de facturación electrónica siempre es la clave para minimizar este tipo de situaciones, gracias a que todo queda debidamente automatizado.

1. El método de pago escogido

Cuando creamos una nueva factura, no solamente es importante que introduzcamos tanto nuestros datos fiscales como los de la empresa que va a recibir dicho documento. Además, también debemos asegurarnos de que el método de pago está debidamente explicado en la propia factura. De lo contrario, por mucho que el cliente tenga la intención de pagarnos y ponerse al día a nivel económico, no va a conocer dónde debe de realizar la transferencia o las diferentes opciones que le podemos proporcionar. En algunos casos, por ejemplo,es habitual explicar que si abona en un único plazo la factura le podemos hacer un 10% de descuento.

Cuanto más explícito seamos tanto en el método de pagos escogido como las diferentes opciones que no ofrezcamos, más facilidad elevamos a dar para que nos abonen la transferencia cuanto antes.

2. La fecha de vencimiento de la factura

Además del método de pago, otro de los errores más habituales consiste en no incluir la fecha de vencimiento. O definirla para dentro de mucho tiempo. Es importante que tengamos claro que la fecha de vencimiento va a marcar el último día en el que el cliente debe abonar la factura. En el caso de que no lo hagan, podemos reclamar la deuda y en último término emprender acciones legales. Es recomendable que la fecha de vencimiento se negocie con el cliente para que le pueda dar tiempo a poder realizar dicha transferencia sin prejuicio para su propia economía.

Lo que no podemos hacer es enviar la factura hoy y exigir una fecha de vencimiento en 24 horas, puesto que el cliente no va a estar cómodo, probablemente, y esto pueda llegar a causarnos algún problema en nuestra relación profesional con él.

3. Equivocarse con el destinatario de la factura

En función del método escogido para realizar el envio de la factura, puede ser relativamente sencillo que te equivoques con el destinatario. Debes tener en cuenta que si vas a realizar el envío de la factura por email, es importante que te cerciores y que compruebes un par de veces que el destinatario es el correcto. La importancia de no fallar a la hora de enviar la factura es fundamental, puesto que en este tipo de documentos intervienen todos los datos sensibles de una empresa o de un profesional. Por lo tanto, si nos equivocamos, podríamos llegar a violar la ley de protección de datos.

4. No aplicar los impuestos de forma correcta en función del destinatario de la factura

Como sabes, es esencial aplicar los impuestos de manera correcta para actuar de acuerdo al marco legal existente. Pero, además, también debemos asegurarnos de que estamos aplicando los impuestos en función del territorio en el que estemos ofreciendo los servicios o estamos enviando los productos. Puesto que cada país tiene su régimen fiscal y debemos adaptarnos a ellos en el caso de que estemos habituados a trabajar con el exterior.

Introducir mal los impuestos puede ser un riesgo más que notable en el momento en el que Hacienda lo detecte, y seguro que lo hará, puesto que la multa a la que estamos expuestos puede ser lo suficientemente grande como para comprometer la viabilidad de nuestro negocio.

5. Eliminar la factura antes de tiempo

Uno de los errores más habituales se produce cuando eliminamos la factura en vez de almacenarla. La realidad es que aunque enviamos la factura a nuestro cliente o proveedor, esto no quiere decir que no tengamos la obligatoriedad de almacenarla durante un periodo de tiempo concreto. Sin embargo, por desconocimiento de la ley, muchas veces tendemos a eliminarla. Con los problemas que ello puede llegar a causarnos en el ámbito legal con la Agencia Tributaria cuando tengamos alguna inspección o nos soliciten algún dato.

Por suerte, con la facturación electrónica este problema va a desaparecer de inmediato. Puesto que si contratamos un buen software de gestión empresarial, toda nuestra contabilidad va a quedar bien registrada desde el primer momento.